會展策劃的項目管理，是在有限的資源條件下，為實現(xiàn)項目目標(biāo)所采取的一系列的管理活動，它是理順與項目有關(guān)的眾多錯綜復(fù)雜的難題的一種手段和過程。因為會展舉辦具有過程漸進(jìn)性、結(jié)果不可挽回性和組織的臨時性與開放性等項目的特點，所以整個會展從籌備到舉辦可以采用項目管理的方法。

　　一、會展項目計劃

　　制定會展計劃是會展項目的主要工作，即項目組織根據(jù)項目目標(biāo)對執(zhí)行項目中的各項工作任務(wù)作出的周密安排，主要是從時間上進(jìn)行總體的規(guī)劃，從而使會展企業(yè)和客戶在有限的成本約束下，發(fā)揮最大的資源效率。

　　1、建立會展目標(biāo)體系

　　建立會展目標(biāo)體系是指分解會展的總目標(biāo)，明確參展商的類型、層次和數(shù)量，觀展商的類別、購買力水平、數(shù)量等，以及企業(yè)的服務(wù)應(yīng)該達(dá)到哪些標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)好會展企業(yè)、參展商以及觀眾的需求，并設(shè)定目標(biāo)優(yōu)先順序，形成層次性的目標(biāo)體系。

　　2、界定會展項目工作范圍

　　界定會展項目工作范圍是指圍繞目標(biāo)體系形成具體的工作任務(wù)，一是預(yù)計每項工作的具體任務(wù)從開始到完成所需要的時間；二是考慮哪些任務(wù)可以并行，哪些任務(wù)是銜接進(jìn)行的，計算完成所有的任務(wù)需要的時間，但要保證一定的時間寬余度，以預(yù)防意外事情的發(fā)生。

　　在這個基礎(chǔ)上可以形成一個會展項目甘特圖。甘特圖是亨利·甘特在1917年開發(fā)的一種管理工具和方法。它基本上是一種線條圖，橫軸表示時間，縱軸表示要安排的活動，線條表示在整個期間上計劃的和實際的活動完成情況。甘特圖直觀地表明任務(wù)計劃在什么時候進(jìn)行，以及實際進(jìn)展與計劃要求的對比。

　　二、會展項目實施

　　1、選擇合作伙伴

　　選擇合作伙伴就是挑選和指定服務(wù)承包商。其范圍包括：建筑設(shè)計師、展位搭建公司、貨物運輸代理商、旅游公司、媒體合作伙伴、臨時雇員、印刷廠和其他服務(wù)提供商。

　　在招標(biāo)進(jìn)行的前期篩選過程中，必須重點考察服務(wù)承包商的以下內(nèi)容：在指定時間內(nèi)是否有滿足會展規(guī)模服務(wù)的能力；是否有充足的工作經(jīng)驗和積極的服務(wù)態(tài)度；是否有具備相關(guān)技能的人力資源；是否有足夠的高質(zhì)量材料等。

　　在為每一項所需服務(wù)選擇了3—6家承包商之后，就應(yīng)進(jìn)行招標(biāo)。招標(biāo)文件應(yīng)覆蓋將分包出去的所有工作，應(yīng)對投標(biāo)者的報價加以仔細(xì)審查和比較。確定承包商之后，為了妥善保證這些外包工作的順利進(jìn)行和完成，與承包商合作關(guān)系的管理是一項非常重要的工作。要注意以下事項：

　　（1）組織者應(yīng)向承包商提供關(guān)于會展的一般性信息、會展場所、參展商目錄、訂單的定期更新資料；

　　（2）定期進(jìn)行合作會談；

　　（3）所有承包商采取的任何措施都需征得組織者的同意，不得單方面行動；

　　（4）安排參展商和承包商之間的直接商談需征得組織者的同意；

　　（5）合作制定相應(yīng)的時間表；

　　（6）在會展開幕前應(yīng)對服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行最終的審查；

　　（7）費用的支付應(yīng)在合同中標(biāo)明并嚴(yán)格履行。

　　2、現(xiàn)場管理

　　在會展項目實施的過程中涉及專業(yè)不同的技術(shù)工作，如會展地點的基礎(chǔ)設(shè)施、展示空間設(shè)計、展位搭建等技術(shù)管理工作等。

　　（1）技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備工作。應(yīng)該與場地所有者、承辦商的設(shè)計師和指定的承包商一起對租用場地的所有現(xiàn)有設(shè)施（包括戶外區(qū)域）進(jìn)行檢查，主要檢查內(nèi)容有：通信設(shè)施；登記區(qū)域、會議室、商務(wù)中心等；開幕式場地；戶外區(qū)域的外表協(xié)調(diào)性；人口條件、屋頂?shù)母叨取⒅拥奈恢煤痛笮〖暗孛尕?fù)載能力；水、電和壓縮空氣供應(yīng)；洗手間設(shè)施；治安條例及場地所有者制定的需要遵守的有關(guān)規(guī)定；會展組織者的廣告和商業(yè)廣告的空間；關(guān)稅規(guī)定和關(guān)稅辦公室；必要的保險；飲食區(qū)餐館；公共交通和出租車的地點等。

　　（2）展廳和戶外區(qū)域的分配。會展所需場地必須以最有效的方式加以分配，會展組織者手中的場地稱為“毛區(qū)域”，出售給參展商的所有場地稱為“凈區(qū)域”。

　　毛區(qū)域通常分為以下幾塊：參展商展位，承辦商區(qū)域，及公共區(qū)域如走廊、人口、會議場所等。分配場地給參展商，應(yīng)盡可能滿足參展商的愿望；最終展廳布局需征得場地所有者的同意，將通過各種出版物加以分送，并將被用于制作展區(qū)指示圖。

　　（3）選擇符合承辦商需要的建筑材料。建筑材料的選擇取決于會展的檔次和預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，材料一般應(yīng)可重復(fù)使用，因而要求易于儲存和易于拆裝。

　　（4）與場地所有者的合作。主要涉及以下幾個方面的問題：

　　①預(yù)定搭建和拆卸時間；

　　②簽訂關(guān)于加班工作的協(xié)議；

　　③提供電源和電路的基本圖樣；

　　④水、電和通信設(shè)施的基本供應(yīng)；

　　⑤商務(wù)中心登記、餐飲服務(wù)；

　　⑥展位的設(shè)置需經(jīng)組織者和場地所有者的同意；

　　⑦組織者的整體會展布局也需征得場地所有者的同意，主要是遵守相關(guān)規(guī)章制度，注意展位區(qū)域的寬度、高度和承重等；

　　⑧如果同時舉行幾個會展，還要與其他會展組織者和場地所有者協(xié)商。

　　（5）現(xiàn)場技術(shù)管理。參展商的所有展位建造訂單（展位整體構(gòu)架、展位個體設(shè)計、展位附加設(shè)備和其他服務(wù)）都將由組織者收集和出具發(fā)票。隨后所有訂單都將及時轉(zhuǎn)交給展位建造承包商，展位建造承包商將準(zhǔn)備一份更加詳盡的草圖和定制材料的名單。展位建造承包商，還在組織者和他的設(shè)計師指導(dǎo)下負(fù)責(zé)展區(qū)的一般性裝修，組織者希望能借助其經(jīng)驗提出關(guān)于裝修的可行性建議以及節(jié)約成本的可能性。

　　承包商必須告知組織者準(zhǔn)備工作的最新進(jìn)展，并向他通報需要澄清的細(xì)節(jié)問題，如能否及時完成，或可能出現(xiàn)延遲；組織者也須向承包商定期傳達(dá)重要信息；承包商在與組織者的共同合作下完成搭建工作，但是不能擅自作出任何決定。通常來說任何一方均不得單方面采取行動。

　　3、會展現(xiàn)場服務(wù)

　　參展工作是由管理、策劃、實施、服務(wù)、展臺設(shè)計與搭建等多方面的特定工作有機結(jié)合在一起的一個整體。這些工作相互作用、相互依賴，任何一項工作的欠缺或不正常都會導(dǎo)致整個系統(tǒng)運作的失調(diào)。因此，廣義上的會展服務(wù)，既包括發(fā)生在展覽現(xiàn)場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位搭建等專業(yè)服務(wù)，也包括餐飲、旅游、住宿、交通、運輸?shù)认嚓P(guān)行業(yè)的配套服務(wù)。

　　當(dāng)今科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，產(chǎn)品的更新?lián)Q代不斷升級，商家在“以質(zhì)取勝”的同時還要提升服務(wù)水平。在參加各色會展時，面對鋪天蓋地的廣告宣傳攻勢和五花八門的促銷手段，商家要想戰(zhàn)勝競爭對手，保持和擴大市場份額，會展服務(wù)質(zhì)量的高低就是直接影響到企業(yè)參展目標(biāo)實現(xiàn)與否的關(guān)鍵。一個成功的會展，除了要擁有一定數(shù)量和質(zhì)量的參展商和觀眾以外，還必須要具有優(yōu)質(zhì)的會展服務(wù)。

　　4、會展相關(guān)活動

　　會展相關(guān)活動策劃是指為創(chuàng)造會展現(xiàn)場氣氛或豐富會展的功能而在會展舉辦的各種活動的設(shè)計方案，這些活動與會展融為一體，成為整個會展的重要組成部分。這些活動主要在會展舉辦地舉行，活動組織者可以是辦展機構(gòu)、參展企業(yè)或者有關(guān)單位。

　　會展相關(guān)活動是指與會展同時舉辦的技術(shù)交流會、專業(yè)研討會、產(chǎn)品發(fā)布會、行業(yè)會議及其他活動。這些活動能滿足參展企業(yè)與專業(yè)觀眾達(dá)成交易、獲得信息等多種需求；對于辦展企業(yè)而言，也能使會展的影響力、知名度提高，作用很大。這主要表現(xiàn)在以下四個方面：

　　（1）增強會展的貿(mào)易功能

　　在會展現(xiàn)場，參展商與買家接觸的時間是極為有限的，對于新產(chǎn)品、新客戶而言，產(chǎn)品推介會、產(chǎn)品訂貨會、項目招標(biāo)會等都是極為有效的活動，可以為參展商與專業(yè)買家建立更廣泛的交易平臺。

　　（2）豐富會展的信息功能

　　現(xiàn)代會展信息交流的功能越來越突出，在會展舉辦期間舉行一些專業(yè)研討會、技術(shù)交流會、行業(yè)會議等，邀請有關(guān)專家、學(xué)者與行業(yè)權(quán)威人士作演講與講座等，都能將行業(yè)發(fā)展的前沿信息傳送給觀眾，極大地豐富會展的信息傳播功能。

　　（3）擴大會展的影響力與知名度

　　會展期間，通過舉辦技術(shù)交流會、專業(yè)研討會、行業(yè)會議等，邀請大量業(yè)內(nèi)專業(yè)人士到會研討，舉辦講座，可以增強會展的影響力與知名度，體現(xiàn)出專業(yè)色彩。

　　（4）吸引更多的潛在參展商與潛在觀眾策劃豐富多彩的各種活動，不僅能活躍現(xiàn)場氣氛，增強人氣，調(diào)動觀眾的積極性，更主要的是可吸引更多的參展商與觀眾到場。

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