會展企業職能部門的設計

發布日期：2015-01-14 　瀏覽：1811

　　會展企業的職能部門設計是指通過把會展企業劃分為若干個管理單位，確定組織中各項任務的分配與責任的歸屬，以求分工合理、職責分明，有效地達到組織的目標。會展企業職能部門設計主要是依據參展商在會展期間的活動流程、會展企業所作出的相應安排進行的。這種劃分應該既考慮部門劃分的科學性，又兼顧會展服務的質量與效率。一般來說，會展企業的職能部門主要有策劃部、業務部、市場部、綜合部、管理部、工程部、財務部、人事部、保安部等。

　　一、策劃部

　　策劃部是會展企業的基礎部門，其主要工作包括企業策劃和會展項目策劃兩個部分。企業策劃主要是對整個會展企業的形象進行包裝、策劃，其目的是樹會展企業形象，創會展企業品牌。而會展項目策劃是指制定會展工作方案，如制定會展工作計劃、列明工作事項、安排人員的配備及責任范圍、安排工作進程、預算費用支出等。舉辦會展是一項十分繁雜的系統工程，詳細而周密、科學的會展策劃是保證各方人員按時、按質、按量完成各項任務的重要環節。因此可以說，項目策劃是會展公司的基礎工作，也是關鍵性的工作。

　　二、業務部

　　業務部是會展企業的最重要的部門之一。會展企業能否盈利與業務部的市場拓展能力和創新能力是密不可分的。具有開拓意識的業務部門能夠激發會展企業的活力，推動企業進入良性循環。

　　會展企業業務部的主要職責是招商，即招攬和聯系參展商或與會者，因此有些會展企業就設立了招商部。以展覽招商工作為例，業務部的具體工作主要包括招展宣傳、選擇參展者和組織展覽團，其中招展宣傳包括宣傳和聯絡兩種方式，宣傳對象是全體潛在參展商，而聯絡的主要對象是重要的潛在參展商；業務部在選擇參展商時，要依據事先擬訂的參展標準進行公開合理的選擇，并與參展商簽訂合同，同時及時召開籌備會，對入選的參展商進行展前培訓。此外，業務部還有其他的工作，比如展品運輸、展臺設計與施工等。

　　三、市場部

　　市場部主要負責新聞宣傳、廣告策劃實施、協調與各社會團體或政府的關系等。宣傳工作是展出成功的基礎保證，其手段主要是廣告與聯絡，如查發信函、登門拜訪、電話聯系、媒體廣告、印發資料等。公關的主要目的是爭取與企業有關單位的理解與支持，特別是爭取得到新聞媒體、政府機關等影響力比較大的單位的認可與幫助。市場部工作的具體內容還包括制定年度場館銷售計劃；根據市場變化，對價格政策的制訂和修正提出建議并報請企業領導批準后執行；審核參展單位的資質；負責場館營銷，簽訂場館出租合同；執行合同收款；負責有關展覽會的報批手續等。

　　四、綜合部

　　綜合部通常是廣告與公關部的綜合，有些企業把兩者分開來設立。該部門的主要責任是新聞宣傳、廣告策劃與實施、協調與社會各團體或政府部門的關系、負責展覽會的通訊、網絡數據的租賃業務，以及會展企業信息系統的規劃、建設與維護，應用軟件及辦公電腦、耗材的采購與管理，同時還負責企業內部的通訊系統以及網絡的建設與保障工作等。廣告宣傳是會展能否成功的基本保證，其主要途徑有發送信函、登門拜訪、電話聯系、媒體廣告、印發資料等。公關的主要目的是爭取與企業相關單位的理解與支持，特別是爭取到新聞媒體、政府機關等具有較大影響力的機構和個人的認可與幫助。

　　五、管理部

　　管理部的工作包括對展臺準備工作的管理，展臺后續工作的管理以及會展整體評估工作管理等，有些企業稱之為會務部。管理部與業務部都是實戰工作部門。如果說業務部主要活動于展前的話，那么管理部則主要活動于展中與展后，鑒于管理部承擔了整個會展最重要的階段———展臺工作的組織與安排工作，管理部成為整個展覽工作最重要、最關鍵的部門。

　　六、其他部門

　　除了以上五個部門外，成功會展的順利開展還離不開以下部門的配合與支持：

　　1、工程部

　　負責組織會展企業各項基建工作；企業所屬各建筑物、構筑物、道路及各類管線的維修和養護；負責企業機電設備的日常管理工作；保證會展企業經營及會展期間所有服務設施，如展館內裝修和陳設、水電、音響系統、空調系統、電話等正常運行和使用的重要部門。

　　2、財務部

　　財務部的主要職責是協助會展企業經營者搞好企業經營核算，控制企業經營費用，使企業獲得最佳經濟效益。

　　3、人力資源部

　　人力資源部是負責企業員工招聘、培訓、考核、激勵等的部門。它是確保企業在任何時候、任何地點、任何情況下都能找到合適人選的主要部門。

　　4、保安部

　　保安部的主要職責是維護會議或展覽的良好秩序，確保會展環境安全，也是舉辦會展活動時不可或缺的部門之一。

　　5、項目合作部

　　項目合作部以合作方式與有關部門共同承擔各類型展覽會的組織和接待工作，承擔單個國家（地區）展覽會的接待工作以及中國國際展覽和會議展示會的組織工作，并通過對項目的再策劃不斷提高管理和服務水平，為參展企業和廣大用戶提供優質服務。