籌備一個成功的會展活動，就像建造房屋，首先得打好地基，即要有一個完整的籌備委員會。有了基礎(chǔ)才能有效發(fā)揮功能，將復(fù)雜煩瑣的會展活動有條不紊地進行。

　　一、組織籌備委員會

　　決定召開一個國際會展或者爭取到一個會展主辦權(quán)時，會展負(fù)責(zé)人的首要工作便是組織一個籌備委員會來專職處理會展的相關(guān)事宜。組織委員會及任命委員會中的委員通常是理事長或者會長的責(zé)任，或者是由理事長指示秘書長去執(zhí)行。一般大的展覽籌備工作最好在展覽前兩年開始進行，也有些在會前12—16個月組成一個完整的籌備委員會。

　　二、大型國際會展籌備委員會組織機構(gòu)

　　1、指導(dǎo)委員會

　　大型國際展覽通常牽涉層面較廣。需要政府或名家單方面的協(xié)調(diào)，例如簽證及通關(guān)事宜、經(jīng)費籌措等。因此可設(shè)一指導(dǎo)委員會，由政府相關(guān)的指導(dǎo)單位如展覽局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任名譽主任委員，該單位各相關(guān)處室負(fù)責(zé)人及其他涉及的單位人員則擔(dān)任委員。

　　2、籌備委員會

　　籌備委員會負(fù)責(zé)決定政策原則，而后交執(zhí)行委員會執(zhí)行，并負(fù)監(jiān)督之責(zé)。委員會成員可聘請專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覔?dān)任。

　　3、執(zhí)行委員會

　　執(zhí)行委員會主任委員和副主任委員等的主要職責(zé)是：（1）籌備進度控制；（2）決定籌備展覽議程；（3）召開籌備展覽工作會議；（4）定期向籌備委員會提交進度報告；（5）召開執(zhí)行委員會會議；（6）協(xié)調(diào)各組工作；（7）控制預(yù)算。

　　三、會展組織機構(gòu)及小組分工

　　1、組織機構(gòu)的程序

　　籌備委員會下設(shè)執(zhí)行委員會，執(zhí)行委員會下設(shè)大會秘書處及各執(zhí)行工作小組，如預(yù)算許可，工作小組最好指定一家專業(yè)會展公司協(xié)助各項籌備事宜。不管組織機構(gòu)大或小，有兩個基本程序是必須的：一是將籌備期間所有的責(zé)任、簽約事宜及經(jīng)費支出等集中在秘書處進行，以便籌備工作的統(tǒng)籌；二是保持主任委員與籌備組負(fù)責(zé)的委員及秘書處之間的密切的聯(lián)系。

　　2、執(zhí)行委員會各小組工作說明

　　執(zhí)行委員會下設(shè)各工作小組。根據(jù)具體的工作職責(zé)大致可分成以下若干工作小組：（1）注冊小組；（2）文書小組；（3）設(shè)計、印刷小組；（4）翻譯服務(wù)小組；（5）總務(wù)小組；（6）財務(wù)小組；（7）現(xiàn)場管理小組；（8）推廣小組；（9）節(jié)目小組；（10）住宿、旅游、餐飲小組。

　　各小組的主要工作如下：

　　（1）注冊小組

　　①簽到報名流程與規(guī)劃；

　　②報名資料處理；

　　③報名人數(shù)統(tǒng)計；

　　④票務(wù)管理。

　　（2）文書小組

　　①文書事務(wù)工作處理；

　　②會展資料統(tǒng)籌、建檔；

　　③公函、信箋往返的處理；

　　④會展記錄整理、分送。

　　（3）設(shè)計、印刷小組

　　①各項印刷事宜；

　　②已編輯的印刷資料付印安排；

　　③印刷文字校對；

　　④各項印刷進度及質(zhì)量控制。

　　（4）翻譯服務(wù)小組

　　①翻譯人員的遴選、聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；

　　②翻譯設(shè)備器材安排、聯(lián)絡(luò)。

　　（5）總務(wù)小組

　　①會場安排協(xié)調(diào)、場地簽約事宜；

　　②各會展室座位安排；

　　③紀(jì)念品、獎牌、資料袋制作統(tǒng)籌；

　　④會展資料運送至?xí)黾斑\回的安排；

　　⑤會場辦公室及辦公設(shè)備用品安排。

　　（6）財務(wù)小組

　　①籌款小組

　　A.贊助企劃書的制作；

　　B.交流贊助廠商；

　　C.協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)贊助廠商；

　　D.收取贊助款項。

　　②會計小組

　　A.收入支出各項的預(yù)算編制；

　　B.各組預(yù)算審核；

　　C.財務(wù)結(jié)算。

　　③出納小組

　　A.籌備期間的收支管理；

　　B.規(guī)劃費用申請程序；

　　C.各項發(fā)包事宜處理；

　　D.登賬及定期制作報表。

　　（7）現(xiàn)場管理小組。

　　①接待小組

　　A.貴賓的接待事宜規(guī)則；

　　B.現(xiàn)場工作，接待人員安排招聘、訓(xùn)練協(xié)調(diào)；

　　C.接送事宜安排；

　　D.貴賓參加旅游展覽安排；

　　E.記者招待會和司儀的統(tǒng)籌安排管理。

　　②報到小組

　　A.報到處規(guī)劃；

　　B.報到相關(guān)事宜處理；

　　C.報到處工作人員訓(xùn)練；

　　D.報到人數(shù)及相關(guān)報到資料用品統(tǒng)計。

　　③器材小組

　　A.視聽設(shè)備使用規(guī)則；

　　B.視聽設(shè)備租用聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)；

　　C.工程人員的溝通協(xié)調(diào)；

　　D.現(xiàn)場設(shè)備使用狀況掌控。

　　④展覽日程小組

　　A.展覽規(guī)劃安排協(xié)調(diào)；

　　B.展覽企劃書制作；

　　C.廠商參展招標(biāo)、收款；

　　D.廠商進展和撤展協(xié)調(diào)；

　　E.廠商代表參加大會節(jié)目的安排。

　　⑤會場布置小組

　　A.會展布置事宜規(guī)則；

　　B.協(xié)作商網(wǎng)絡(luò)、議價、協(xié)調(diào)；

　　C.現(xiàn)場布置時間及相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排；

　　D.布置物檢視、驗收；

　　E.布置物撤出檢視。

　　（8）推廣小組

　　①國內(nèi)外新聞發(fā)布；

　　②新聞稿擬定；

　　③新聞媒體及刊物報道的交流；

　　④電視、廣播采訪報道的安排；

　　⑤記者會安排；

　　⑥擬定推廣策劃，以協(xié)助增加與會人數(shù)；

　　⑦大會公關(guān)展覽安排；

　　⑧大會相關(guān)報道及新聞資料建檔留存。

　　（9）節(jié)目小組

　　①大會社交節(jié)目規(guī)劃，如開閉幕式、酒會、晚宴等；

　　②表演團體交流、議價；

　　③表演現(xiàn)場相關(guān)事宜協(xié)調(diào)安排。

　　（10）住宿、旅游、餐飲小組

　　①住宿小組

　　A.大會旅館洽商、議價、簽約；

　　大會貴賓、演講者、工作人員住宿房間安排。

　　B.旅館住房事宜協(xié)調(diào)。

　　②旅游小組

　　A.參加會展旅游安排協(xié)調(diào)；

　　B.旅行社交流；

　　C.旅游人數(shù)統(tǒng)計。

　　③交通小組

　　A.會場接送安排；

　　B.機場接送安排；

　　C.社交活動的交通安排；

　　D.相關(guān)活動的交通安排。

　　④餐飲小組

　　A.晚宴酒會安排；

　　B.午餐安排；

　　C.茶點安排；

　　D.餐飲安排協(xié)調(diào)。

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